Notre client, une firme d'investissement, est à la recherche d'une personne organisée et accueillante pour occuper un rôle de Réceptionniste/Adjoint administratif à Montréal. Dans ce poste, vous contribuerez au bon déroulement des activités quotidiennes en assurant un service attentionné aux visiteurs, aux clients et aux équipes internes. La personne retenue apportera un soutien administratif polyvalent, gérera les communications avec rigueur et participera à la coordination efficace des rendez-vous et des dossiers.

Responsabilités:

• Accueillir les visiteurs et répondre aux appels entrants avec courtoisie, tout en dirigeant les demandes vers les bonnes personnes ou équipes.

• Assurer le suivi des courriels administratifs et maintenir des communications claires et efficaces avec les clients, fournisseurs et collègues.

• Effectuer la saisie et la mise à jour de données dans les systèmes internes avec un haut niveau d’exactitude.

• Coordonner la prise de rendez-vous, gérer les calendriers et confirmer les horaires selon les priorités opérationnelles.

• Préparer, mettre en forme et réviser divers documents à l’aide de Microsoft Word, Excel, PowerPoint et Outlook.

• Fournir un soutien administratif général, incluant le classement, l’organisation de dossiers et le traitement de tâches de bureau courantes.

• Réaliser des appels sortants au besoin afin d’obtenir de l’information, de confirmer des rencontres ou d’assurer un suivi auprès des contacts concernés.

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